Waar moet je op letten bij het organiseren van een evenement?

Als oprichter en aanjager van SMC050 (2011-2019) heb ik lessen geleerd van 60 edities, 140 sprekers en het creëren van een community van 3.800 digital minded mensen. Die lessen deel ik hier.

THE BASICS
Organiseren van evenement is en blijft: waarde creëren. Waarde weggeven zonder er iets voor terug te verwachten.
Behandel je doelgroep met respect. Organiseer een evenement waar je zelf graag naartoe zou willen gaan.
Hou je eigen “agenda” in de kast: de doelstelling van de bezoeker is het allerbelangrijkste. Bezoeker is blij = gaaf evenement.

Je diepe intentie voor een evenement moet zijn: ik wil iets weggeven. Ook wanneer je niet zeker weet dat Je iets ervoor terug gaat krijgen.

Definiëer je doelgroep. Haarscherp. Knelpunten lokaliseren van doelgroep. Uitgaan van vragen en problemen van doelgroep. Daar moet je alles omheen bouwen.

ORGANISATIE
Vergis je niet in de mate van corvee. Wanneer de spotlight aangaat, is het prachtig om een evenement te organiseren. Het nadenken over details en organisatorische problemen is vaak echter onprettig en niet sexy. Heel veel van evenement organisatie is domweg operationeel van aard. Het maken van een nieuwsbrief, praktische zaken afspreken met een locatie, moeite doen om van tevoren een presentatie te bemachtigen, social media, overleggen met sprekers, agenda’s synchroniseren et cetera.

Maak iemand intern verantwoordelijk voor de inhoud. Iemand met verstand van zaken. Iemand die een spreker van tevoren goed door kan zagen. Deze persoon moet echt inhoudelijk sterk zijn.

Kies leuke mensen om je heen. Je moet er vaak mee communiceren en soms ook onder druk. Zorg dat ze zich intern (emotioneel) verbinden met de inhoud en de gestelde doelen. Kijk waar je mede-organisatoren kunt laten shinen. Probeer aan te voelen wat ze leuk vinden, want dan kun je het los laten. Zorg dat plezier/ fun voelbaar is in het karakter van je mede-organisatoren. Dat maakt het een stuk makkelijker.

Maak heldere afspraken met de spreker vantevoren over het verhaal. Val de spreker regelmatig lastig met updates of kritische vragen. Veel sprekers zijn namelijk helaas wat gemakzuchtig. 🙂
Maak een draaiboek. Leg alle verantwoordelijkheden vast. Zorg voor tijdige en volledige communicatie naar je sprekers en locatie. Wees overdreven nauwkeurig. Zorg dat sprekers op tijd alle informatie hebben. Sprekers zijn slordige lezers van hun briefing. 🙂

DAGVOORZITTER
Zorg voor een goede dagvoorzitter. Iemand die verstand heeft van zaken. Iemand die weet welke vragen leven in het publiek. Iemand die vriendelijk kritisch kan meedenken. Wanneer sprekers soms niet hun waarde leveren, kun je in het kwartier van de vragenronde toch nog extreem veel waarde creëren voor je publiek. Dat ze toch naar huis gaan met de antwoorden op de vragen die ze hebben. Je kunt soms in een kwartier meer waarde toevoegen dan in een lezing van een uur. De dagvoorzitter moet ook alert zijn op mensen uit het publiek die vragen of opmerkingen willen maken om vooral zichzelf in een positief daglicht te stellen.

Creëer een gezicht bij je evenement. Kijk naar The Next Web, Eurosonic/ Noorderslag, SMC050 et cetera. Een gezicht creëert visie en betrouwbaarheid.

BEZOEKERS
Creëren van waarde in fysiek menselijk contact is superbelangrijk. Zorg dat mensen ook het beeld hebben: hier komen de juiste mensen.
Mensen komen voor het inhoudelijk deel, maar ook om waardevolle mensen te ontmoeten.

Definieer helder je doelgroep van tevoren. Profileer jezelf als evenement dat enkel en alleen voor inhoud gaat.
Vraag om feedback aan je bezoekers.
Loop tijdens de borrel naar de bezoekers. Vraag frequent: wat vond je ervan, eerlijk zeggen? Je hebt niks aan sociaal wenselijke antwoorden.

Wees je eigen criticaster. Ook wanneer mensen enthousiast zijn moet je denken: is dit het evenement wat ik neer wil zetten? Past dit bij mijn doelstellingen? Ben ik tevreden? Twijfel en ontevredenheid zijn goede drijfveren om een goed evenement neer te zetten.

GELD
Mocht het financieel lukken, vraag dan geen toegangsprijs. Dat is vaak een drempel. Al is het alleen maar omdat mensen vantevoren met betaalpas, creditcard et cetera moeten stoeien. Mensen stellen de aankoop van hun ticket dan uit. Vraag dus het liefst geen toegangsprijs en zorg voor partners die bijspringen. Hou dan wel rekening met relatief wat meer no-show; wanneer mensen betaald hebben komen ze natuurlijk vaak wel.

Maak gebruik van waardebepaling achteraf. Dat maakt je evenement sympathiek en je krijgt toch geld binnen. Vergis je overigens niet in de hoeveelheid geld die mensen binnenbrengen, dat valt altijd tegen. Er is een helft van de zaal die goed betaalt en die compenseert de andere helft die niks geeft of een zeer schamel bedrag. Over dat laatste moet je al redelijk snel je schouders ophalen.

MARKETING
Doe je marketing goed. Bedenk een toffe titel voor je evenement. Vrij weinig mensen lezen de totale beschrijving van je evenement. Het gaat om een pakkende titel. Maak de verwachtingen waar.

Zorg voor goede marketing. Het verkoopt zich niet vanzelf. Denk goed na over de verpakking. Mensen moeten in een split second helder krijgen waar je evenement over gaat en wat de spreker komt vertellen.

Zorg dat je de edities ver van tevoren communiceert. In een lege agenda plaatsen mensen makkelijk een evenement. Het verzetten van een afspraak om naar je evenement te komen is voor mensen vaak veel moeilijker. Zorg dat mensen gasten of introducés gratis mee kunnen nemen. Je wilt zoveel mogelijk ambassadeurs van jouw evenement. Mensen vertrouwen mensen.

Zorg voor activiteit op sociale media. Zorg ervoor dat je iemand hebt die sociale media leuk vind. Die het niet ziet als een verplichting. Zorg voor voldoende content. Content is een magneet voor je evenement.

Zorg voor een plek waarin de doelgroep online verzameld kan worden. Denk aan een e-mail nieuwsbrief of Meetup. Het moet niet zo zijn dat je iedere keer weer uit alle hoeken en gaten de bezoekers moet werven. Via e-mail weet je ze goed te bereiken. Zorg dat je relevant! onder de aandacht bent van je doelgroep.

Zorg dat je eerste evenement staat als een huis. Dan heb je namelijk vrij veel aandacht. Zorg dat er dan een bovengemiddeld goede spreker is. Zorg dat de juiste mensen van je doelgroep dit evenement bezoeken.
Zorg voor een positieve sfeer waarin mensen bang zijn om iets te missen.
Een volle zaal is om heel veel redenen waardevol. Bezoekers en potentiële bezoekers hebben dan het idee: daar gebeurt echt iets, er is veel belangstelling. Daar moet je bij zijn. Dat is een krachtig marketinginstrument.

Wel heel belangrijk: dat moet je dan ook waarmaken. Continu blijven hameren op kwaliteit.
Wees alert op partijen die willen aanhaken bij je evenement wanneer het succesvol is. Een succesvol evenement, waarin mensen elkaar fysiek ontmoeten en verbinding met elkaar aangaan heeft een enorme commerciële waarde. Deze waarde is in een wereld waarin steeds meer zaken gedigitaliseerd worden, enorm. Het is makkelijk om deze waarde af te romen. Dat moet je niet doen als evenement, want dan houd je het ook voor de langere termijn levendig. Maar toch zullen er partijen zijn die je geld bieden om hun commerciële activiteiten te mogen ontplooien binnen je evenement. Wees bijzonder alert.
Bezoekers hebben scherpe antennes wanneer het aankomt op commerciële intenties en een bullshit radar voor inhoud met een stiekeme commerciële boodschap.

SPREKERS
Zorg voor geld. Zorg voor een goede begroting. Zorg voor voldoende budget voor sprekers. Sprekers zijn duur. Een goede spreker met kennis van zaken is schaars. If you pay peanuts, you get the monkeys. Of je moet een heel goed netwerk hebben van sprekers of een heel erg sympathiek evenement organiseren.

Zorg voor voldoende exposure voor de spreker. Publiciteit, ruchtbaarheid. Vertel dit de spreker in je pitch.
Maak een goede professionele video van de lezingen. Dat vinden sprekers geweldig. Zij kunnen deze video toevoegen aan hun portfolio. Ook zijn video’s een goed uithangbord voor je evenement. Wanneer je goede sprekers hebt, krijg je dus ook nieuwe bezoekers die via YouTube kennis hebben genomen van je evenement. Zo hebben wij bij SMC050 video’s gehad die soms wel 15.000 keer bekeken zijn.

Kort gezegd: voor een lezing van TED zijn sprekers vaak vele weken belangeloos bezig en krijgen ze ook niet betaald. Dat is een evenement met veel exposure en een sympathieke grondslag. Zorg dat je een miniTED organiseert binnen je vakgebied.

Regel een hotel voor de sprekers die van ver komen. Betaal ook hun reiskosten en ontbijt. Zorg dat je dat goed faciliteert. Ga van tevoren eten met sprekers: dan kun je inhoudelijk nog wat doorspreken en leer je elkaar kennen. Sprekers zijn dan ook extra gemotiveerd om hun best te doen.

Vraag aan sprekers of ze goede sprekers kennen of recent hebben gehoord. De meeste sprekers hebben zelf ook weer een netwerk van goede sprekers en zijn vaak ook wel kritisch op andere sprekers. Voordeel: wanneer je aanvraag voor een lezing via een spreker gaat die reeds bij je gesproken heeft, krijg je in de nieuwe aanvraag al heel snel de gunfactor en valt een veel vriendelijker tarief vaak te bespreken.

Veel sprekers zijn niet gedreven door geld: ze willen op het podium staan om hun verhaal te vertellen en vinden het heel leuk om te spreken op een sympathiek evenement. Het echte geld verdienen ze wel bij grote bedrijven of in hun dienstverband.
Vermijd de sprekers wiens website knettervol staat met marketing taal. Blijkbaar hebben zij dat nodig omdat de inhoud onvoldoende is. Vermijd de extreem optimistische of extreem pessimistische sprekers. Zij kijken enkel door hun eigen koker. Vermijd de sprekers die door grote corporates naar voren worden gesproken met een verkapt product-placement verhaal.

Probeer al veel van een spreker op YouTube te vinden. Een spreker zonder film op YouTube heeft blijkbaar nog weinig ervaring en moet dus wat kritischer worden bekeken. Niet iedere deskundige is een goede spreker en niet iedere goede spreker is een deskundige.
Het is oprecht een talent om goed te kunnen spreken voor een volle zaal van 350 mensen. Om het verhaal goed uit te kunnen leggen. Humor, ontspanning, inspirerend. Om mensen mee te kunnen nemen in een verhaal. Dat is een talent. Daar krijgen mensen/bezoekers een goed gevoel van. Dat is voor de beeldvorming van je evenement heel belangrijk. Deskundigheid is dus erg belangrijk, maar onderschat nooit de kwaliteit van een goede spreker.

LOCATIE
Zorg voor een professionele omgeving. Zorg voor fatsoenlijke consumpties. Zorg dat mensen zich welkom voelen. Facilitair eten en drinken.
Zorg voor een professionele aankleding. Dat vinden mensen prettig. Het draagt ook bij aan de uitstraling van je evenement. Of de marketing zo je wilt.
Dit is overigens niet noodzakelijk wanneer het evenement Inhoudelijk heel goed is. Dan willen mensen ook wel op een kartonnen doos zitten onder en de felle verlichting van een TL bak. De eerste 6 edities SMC050 waren qua aankleding heel “basic” maar toch zat de hut vanaf dag 1 vol.Zorg dat er mensen bij de deur staan als aanspreekpunt. Ze moeten gastvrij zijn. Zorg ervoor dat je organisatoren hebt die de namen kennen van de bezoekers. Niet allemaal, maar wel zoveel mogelijk.

Veel succes!! Met hartelijke groet, Jarno